Der perfekte New Year’s EVE!
Im Kurs Live Communication haben wir die Aufgabe bekommen, einen fiktiven Event zu planen. Dies setzte eine überaus gute Vorbereitung voraus und gab uns die Chance, unserer Kreativität freien Lauf zu lassen. Doch der Einfall ersetzt bekanntlich nicht die Arbeit!
Unser Dozent Dominik Leonhardt hat uns in der ersten Lektion des Moduls Live Communication die Projektarbeit nähergebracht. Es ging darum, einen fiktiven Event in der StageOne Eventhalle in Zürich zu planen. Als erstes ging es um die Gruppeneinteilung, danach um die Themenfindung. Nach einem effizienten Brainstorming in der Gruppe, wussten wir, was für einen Event wir planen wollten. Wir wollten den perfekten Neujahrs-Abend von dem Getränkehersteller Feldschlösschen mit der Marke «EVE» im Fokus planen. Die Hauptzielgruppe waren Frauen. An dem Event wird die neue Innovation «EVE Prosecco» vorgestellt, vermarktet und verschenkt.
Wir waren alle schnell mit dem Thema einverstanden und motiviert, den New Year’s EVE zu planen. Unser Ziel war es ausserdem, den Zusammenhalt der Frauen zu stärken und die Frauen am Event rundum zu verwöhnen. Der Launch des neuen Produkts «EVE Prosecco» hat das ganze Vorhaben noch abgerundet und sorgte für ein passendes Zusammenspiel für den geplanten Silvester-Abend.
Ziele:
Wir wollten mit dem Event folgende Eventmarketingziele erreichen:
- Auftakt für ein Produktlaunch «EVE Prosecco»
- Word of mouth (Getränk ist in den Köpfen der Leute präsent)
- Event von Frauen für Frauen: Woman Empowerment und gemeinsam bestärkt und vernetzt ins neue Jahr starten (Frauenpower)
- EVE verbindet und bringt Leute zusammen, sorgt für unvergessliche Momente
- Das Event sollte ein Platz für Frauen sein, an dem sie sich sicher fühlen können
- Image der Marke pushen (Bier ist nicht nur Männergetränk)
Sponsoring und Budget des Events:
Eine wichtige Aufgabe war es, geeignete Sponsoring-Partner zu finden. Bei uns gab es drei Sponsoring-Kategorien: Gold, Silber und Bronze: Bei den Gold- und Silber-Sponsoring-Partner handelte es sich um unsere Hauptsponsoren, welche uns durch Geldsponsoring unterstützen. Beim Bronze-Sponsoring ging es um das Sachsponsoring und unsere Standaussteller. Sechs ausgewählte Brands hatten die Möglichkeit, einen Raum für sich zu nutzen und individuell zu gestalten. Es handelte sich um Estée Lauder, Clinique, Ydentik, Gidor Coiffure, Rituals, IQOS. Sie sponserten auch Produkte für den Goodiebag.
Auch das Budget war nicht zu unterschätzen. Die Vorgabe war, pro Person nicht mehr als CHF 600.- exkl. MWST einzukalkulieren, maximal CHF 270'000.00 zu verwenden und der maximale Sponsoring-Anteil durfte nur maximal 35% ausmachen (davon höchstens 50% Geldwert). Dies war eine Knack-Nuss, sodass die Vorgaben am Ende stimmten und alles dementsprechend eingehalten wurde.
Bei der Sponsoren-Suche und dem Budget handelte es sich um nur einige vieler Punkte, welche wir genau beachten und planen mussten. Des Weiteren musste ein Sicherheitskonzept, ein Raumkonzept und viele weitere Themen berücksichtigt werden.
Rückblick:
Die Coachings mit unserem Dozenten waren für uns sehr hilfreich. Rückblickend hat uns seine lockere Art motiviert, kreativ und effizient unseren Event zu planen. Der Leistungsdruck war hier weniger im Vordergrund, was eine willkommene Abwechslung war.
Für die Zukunft war es eine spannende Erfahrung, einen fiktiven Event in’s Detail zu planen. Es hat mir aufgezeigt, an was alles gedacht werden muss und was eine Eventplanung alles beinhaltet. Schade eigentlich, dass unser New Year’s EVE nicht auch durchgeführt werden konnte und es sich um eine fiktive Übung handelte. Wir sind uns sicher, der Event wäre unvergesslich gewesen!
