Ein richtiger Event am falschen Tag
Im Kurs Live Communication planten wir einen fiktiven Event in der «Stage One», einer Eventhalle in Zürich Oerlikon. Die Arbeit war eine Gruppenarbeit, in der wir ein ausführliches Eventkonzept erarbeiteten.
Am Anfang nur ein leeres White Board
Die Umsetzung des Auftrags begannen wir zu fünft mit einem grossen Brainstorming. Was für ein Event möchten wir organisieren? Wen möchten wir ansprechen? Wer könnte die Auftraggeberin sein? Innert Kürze füllten wir das White Board immer und immer wieder mit neuen Ansätzen, neuen Ideen und neuen Mind Maps. Wir diskutierten dabei auch ein Projekt, das an unsere Arbeit im Kurs «Dig. Tools und Channels, Publishing» anknüpfen könnte, entschieden uns aber dagegen, um unnötige Abhängigkeiten von anderen Kursen zu umgehen. Ein guter Entscheid, wie wir später feststellten. Andere Ideen strichen wir bald wieder von der Tafel, weil sie uns als zu wenig realitätsnah erschienen oder die Rahmenbedingungen des Dozenten nicht erfüllten.
Unter doch einigen potentiell umsetzbaren Eventideen, entschieden wir uns schlussendlich für eine «Beauty Night» von der Kosmetikherstellerin «Mary Kay». Wir gingen davon aus, dass die Marke tatsächlich einen entsprechenden Event planen könnte und begannen - nachdem meine Vorbehalte als einziger Mann in der Truppe wegargumentiert waren - mit der Verteilung der Aufgaben.
Die «Beauty Night» entsteht
Wir entschieden uns, die Aufgaben in Ressorts zu gliedern und alle Gruppenmitglieder daraufhin zu Verantwortlichen von ihren eigenen Ressorts zu ernennen. Dies erwies sich als kluge Entscheidung; später konnten wir individuell und mit wenig Abhängigkeiten von den anderen in unseren Ressorts arbeiten. Das brachte zwar Abstimmungsaufwand mit sich, bedeutete aber auch viele Freiheiten bei der Umsetzung.
Die allermeisten Gruppenmitglieder konnten in ihren Ressorts erste Erfahrungswerte aus dem Berufsleben einfliessen lassen, was das Erarbeiten der Dokumentation massgeblich vereinfacht haben dürfte.
Nichtsdestotrotz flossen viele Stunden auch in wenige, dafür aber sehr lange Teams-Konferenzen. Stundenlang besprachen wir Details wie Farbkonzept, Sicherheit, Liveact, mögliche Sponsoren oder auch das kulinarische Angebot vor Ort. Ohne Frage: Alle Punkte sind elementar für einen stimmigen Event, trotzdem dürften wir uns als Gruppe für künftige Arbeiten ein Hauch mehr Effizienz vornehmen - und nebenbei eine 100%ige Präsenzpflicht bei Sitzungen! 😜
Immerhin: Die Meetings haben sich sehr gelohnt. Es entstand eine hundertseitige Dokumentation, in der wir - so glaubten wir es jedenfalls - kein Detail ausgelassen haben. Die Dokumenation wirkte aus unserer Perspektive wie aus einem Guss; es war selbst für uns nicht mehr auf den ersten Blick ersichtlich, wer welche Ressorts bearbeitet und gestaltet hatte. Ein schöner Erfolg!
Obwohl die nahende Deadline uns in den letzten Tagen stark unter Druck setzte, schaffte es die gedruckte Dokumentation schliesslich pünktlich in den Briefkasten des Dozenten. «Duureschnufe» war angesagt, allerdings nur kurz. Bereits am nächsten Tag begannen wir mit der Gestaltung der Präsentation. Hier diente uns die Arbeit als Vorlage. Wir hatten diese in weiser Voraussicht bereits in PowerPoint erstellt, sodass es nun mehrheitlich ums Komprimieren statt Erstellen ging.
Tag der Abrechnung
Wenig später folgte die Erlösung: Im letzten Kursblock «Live Communication» präsentierten alle Gruppen ihre Projekte. Ob Lancierungsparty eines Fashionbrands, Präsentationsabend einer neuen Schokoladenkugel oder unsere «Beauty Night»; die Eventkonzepte hätten kaum vielfältiger sein können.
Obwohl wir auch während der Präsentation bei unserem Zeitmanagement noch Luft nach oben hatten, konnten wir unsere «Beauty Night» der Klasse erfolgreich näherbringen. Und auch der Dozent schien mit dem Resultat grossmehrheitlich sehr zufrieden zu sein - ausser mit dem von uns gewählten Veranstaltungstag, Karfreitag… Ostern hatte leider tatsächlich kein Gruppenmitglied kommen sehen. Was Real Life ein Desaster wäre, brachte in unserer Arbeit zum Glück aber niemanden mehr ins Schwitzen. Ein Learning war es allemal!
Nutzen «On the job»
Geht es um den Nutzen im Job, dann reiht sich diese Arbeit bei mir sehr weit vorne ein. Der Kurse schärfte mein Verständis für die Materie und brachte mir bei, dass für vermeintliche Details oft schon zusätzliche Bewilligungen notwendig sind. Dieses Wissen hilft mir auch im Job: Meine Arbeitgeberin führt jährlich diverse Events durch - vom Ausflug bis zum Open Air - und ich verstehe nun besser, wieso sich gewisse Entscheidungen verzögern oder gut klingende Ideen schliesslich mangels Umsetzbarkeit doch nur gute Ideen bleiben.