Eventplanung für back in time Aerobic
Im Kurs Live-Communication haben wir in der Gruppe ein detaillierter Event im StageOne zusammengestellt. Das Ziel dabei war es, das schriftliche Konzept einem Kunden, Vorgesetzten oder einem Mitglied der Geschäftsleitung zu zeigen und zu überzeugen.
Theorie mit Praxis verbunden
Die Inhalte der Lehrveranstaltungen wurden uns von Mark Strähl und Dominik Leonhardt übermittelt. Durch das, dass es dabei viele Bilder und Erzählungen von stattgefundenen Events gab, konnte man sich besser ein Bild davon machen, wie es effektiv an solchen Gross-Events aussieht und was alles dazu gehört - da kamen wir alle ins staunen. Es benötigt eine strukturierte Planung, Zeit, Flair für Kreativität und Einfühlungsvermögen für die Wünsche der Kunden.
Event-Planung im Stage-One
In der Gruppe musste ein ausgeklügelter Event im StageOne geplant und ausgearbeitet werden. Der fiktive Event musste aufgrund der erlernten Werkzeuge und Methoden erstellt werden. Unter anderem beinhaltete dies ein Budget, Regieplan, Sponsorenkonzept, digitale Aktivierungsmöglichkeiten, Cateringangebot, Kommunikations-Massnahmen, digitale Kanäle etc. Zudem bestand die Anforderung, die schriftlich Arbeit in Form eines Booklets zu gestalten. Hierzu haben wir Word und die in den vorgehenden Semestern kennengelernte Tools wie Unsplash und Canva verwendet.
Damit wir uns das Raumkonzept vom StageOne vorstellen konnten, gab es eine virtuelle Besichtigung. Zusätzlich dazu, gab es Raumpläne, welche wir mit unserem Equipment ergänzen mussten. Weitere Richtlinien bekamen wir zum Budget, Teilnehmerzahl, Sponsoring und der Erstellung von Produktions- und Regiepläne. Anhand dieser Einführung und der erhaltenen Richtlinie begannen wir zu brainstormen, welcher neue Event Anklang finden würde.
Event- Themenwahl
Wir wollten einen Event veranstalten, welcher es in dieser Form noch nicht gibt und wir definitiv auch besuchen würden - deshalb kamen wir auf die "back in time Aerobic" Idee. Wir konnten uns gut damit identifizieren und uns gefiel es, dass wir alle unsere kreative Ader ausleben konnten.
Bild: 23.04.2019: Dance Again LED signage photo – Free Neon Image on Unsplash
Höhepunkte
Das A und O des Events sind die Höhepunkte. Die Event-Teilnehmer sollen positiv Überrascht werden und somit zu keiner Zeit das Gefühl bekommen, es werde langweilig. Dies kann in Form von einem Special Guest sein wie in unserem Fall mit der Aerobic Ikone Jane Fonda oder auch Wettbewerbe, wobei alle Gäste selbst aktiv werden müssen und einen Preis gewinnen können.
Zielgruppe
Die Zielgruppen sollen sinnvoll gewählt und den Link zum Kurs Medienmarken dabei gemacht werden. Im Kurs Medienmarken wurde uns vermittelt, auf welchen Kanälen sich die verschiedenen Altersgruppen wiederfinden und worauf man sie am besten Ansprechen und für die Veranstaltung gewinnen kann.
Coaching Sessions
Die Coaching Sessions waren unsere Gedankens- und Motivationsspritzen. Wo wir uns den Kopf darüber zerbrochen haben und es dann mit Mark Strähl bereden konnten, haben sich viele Knöpfe gelöst. Hier gilt ganz klar, desto transparenter ihr ihm Aufzeigen könnt, wo ihr ansteht und wo eure Lücken sind, desto besser kann er euch helfen.
Tipps zum Schluss
Entscheidet euch für ein Konzept, mit welchem ihr euch identifizieren könnt, beginnt früh genug, aligniert euch gut, lieber ein Meeting zu viel als zu wenig einplanen - profitiert vom Know-How der Dozierenden und habt Spass dabei!