Eventplanung leicht gemacht

Die diesjährige Projektarbeit im Fach Live Communication hatte zur Aufgabe ein Event zu gestalten, welches in der Event & Convention Hall Zürich Stage One stattfinden soll. Nachdem wir zunächst mühe damit hatten ein passendes Thema zu finden, konnten wir uns darauf einigen dass unser Event sich um die Neueinführung eines Produktes handeln wird. Nun musste jedoch der passende Hersteller gefunden werden. Auf der Suche nach einem Hersteller welcher gleichzeitig Extravaganz und Technik vereint sind wird schlussendlich auf den Lautsprecherhersteller Bang & Olufsen gestossen. Da wir jedoch relativ wenig über das Unternehmen wussten, bestand die erste Herausforderung darin sich in die Gedankenwelt von Bang & Olufsen einzuleben um ein Event auf die Beine zu stellen, welches den hohen Ansprüchen der Zielgruppe gerecht wurde. Dabei entschieden wir uns, dass es sich beim geplanten Event um ein B2B Event handeln soll, bei welchem Vertriebspartner des Unternehmens eingeladen werden sollen. Nachdem wir das Unternehmen und die Zielgruppe definiert hatten, musste nun eine Konzeptidee ausgearbeitet werden. Damit wir den Spannungsbogen über das Ganze Event hinaus halten konnten, entschieden wir uns dafür, dass Event in 4 Phasen zu gliedern.

In der ersten Phase sollte das Ankommen der Gäste geplant werden. Hierzu erarbeiteten wir ein Konzept, welches nebst einem Portier und einer Garderobe im Eingangsbereich auch ein Stehapero beinhaltete. Dabei ging es vor allem darum, dass sich die Gäste Willkommen fühlen und Zeit haben sich an das Event zu akklimatisieren.

In der zweiten Phase wurde das Mainevent gestaltet. Wir haben uns dafür entschieden das Mainevent mit einer Laser- und Soundshow zu beginnen und anschliessend mit einer Livevorstellung der neuen Produktelinie "Beosound Eleven" weiterzufahren.

Im Anschluss an das Mainevent wurde die Themenwelt eröffnet. Diese wurde in Zusammenarbeit mit Sponsor Partnern gestaltet und sollte die Möglichkeit bieten die Anwendungsmöglichkeiten der neuen Produktelinie aufzuzeigen. Gleichzeitig hatten die Sponsor Partnern die Möglichkeit ihre eigenen Produkte den Gästen näher zu bringen.

Nachdem die Gäste während zwei Stunden die Möglichkeit erhalten hatten sich frei durch die Themenwelt zu bewegen, wurde im Anschluss eine Q&A Session mit dem Vertriebsleiter von Bang & Olufsen gestartet, bei welcher die Besucher Fragen zu den gesammelten Eindrücken stellen konnten. Zum Schluss wurde jedem Gast noch ein Goddiebag mit Eindrücken aus den Themenwelten übergeben, um einen Effekt über das eigentliche Event hinaus zu erzielen.

Die Planung des Events musste von Anfang an gut durchdacht sein, damit alle Handlungen ineinander greifen und den Besuchern ein einzigartiges Erlebnis bieten. Genau hier bestand auch die grösste Herausforderung im Team. Da es sich in der Praxis als sehr schwierig erwies neben Job, Studium, Beziehung und privaten Aktivitäten auch noch zusätzlich Zeit für ständige Meetings in der Gruppe zu finden um die einzelnen Komponenten aufeinander abzustimmen. Zudem mussten wir auch feststellen wie wichtig die Kommunikation in einem Team ist, den nicht immer wurde alles so Verstanden wie es gesagt wurde, was die Arbeit teils nochmals verzögerte. Allerdings muss an dieser Stelle auch erwähnt werden, dass es für mich persönlich eine neuartige Herausforderung darstellte und vor allem meine Teamkompetenzen nochmals verbessert hat. Abschliessend möchte ich mich nochmals für die tolle Zusammenarbeit im Team und den geleisteten Einsatz der Teammitglieder bedanken.