Music Everywhere – Launchevent "Beosound Eleven"

Auftrag
Die Planung des Events beinhaltete das Eventkonzept und das Sponsorenkonzept. Damit führend waren Budget, Regieplan, Produktionsplan etc. ein wichtiger Bestandteil des Auftrags. Insbesondere war es essenziell, den Event möglichst praxisnah und umsetzbar zu gestalten. Wir als fiktive Eventagentur "Standing Ovation" wurden demnach beauftragt, für die Marke Bang & Olufsen ein Launchevent zur neuen Produktreihe "Beosound Eleven" zu konzipieren.

Umsetzung
Zu Beginn galt es den fiktiven Auftrag von Bang & Olufsen zu spezifizieren sowie die Ziele und die Zielgruppe zu definieren. Es handelte sich um einen B2B-Event. Konkret setzten wir somit auf die Zielgruppe der Vertriebshändler und Branchenexperten. Zusätzlich wurden messbare Ziele für vor-, während-, und nach dem Event definiert, welche eine zweckmässige Erfolgskontrolle ermöglichten. Danach wurde die Strategie im Rahmen einer Situationsanalyse und die Konzeptidee definiert. Die Konzeptidee beinhaltete mit der Audioshow und den integrierten Themenwelten zwei Hauptattraktionen. Dabei wurde viel Wert auf die Dramaturgie und die Inszenierung gelegt. Das gesamte Umsetzungs- und Sponsorenkonzept rundeten die gesamte Eventplanung ab.

Praxisnähe & Wissenstransfer
Der Anspruch, dass der Event möglichst umfangreich und realitätsnah geplant wird, verlangte eine exakte Herangehensweise. Dementsprechend musste bezüglich der Eventplanung stets an alle Eventfaktoren gedacht werden. Das begann beispielsweise bei der An- und Abreise der Eventeilnehmer bis hin zu den Verpflegungsmöglichkeiten vor Ort. Durch diese Praxisnähe hatten wir die Möglichkeit, enorm viel über die Eventplanung zu lernen und zu verstehen, was alles zu einer optimalen Planung dazugehört bzw. wie diese umgesetzt werden kann.

Herausforderungen
Dies stellte sich zudem als grösste Herausforderung dar. Eine umfangreiche Eventplanung beinhaltet extrem viele Punkte, welche beachtet werden müssen. Die Schwierigkeit bestand darin, stets an alles zu denken und dabei den Überblick zum Budget nicht zu vergessen. Das Budget war limitiert und somit galt es, mit den gegebenen Mittel möglichst viel herauszuholen. Eine weitere Herausforderung war die Erstellung des Regie- und Produktionsplans. Durch die etlichen eingebauten Eventfaktoren für den "Beosound Eleven" Event, stellte sich die Erstellung der Pläne als grossen administrativen Aufwand heraus.

Teamarbeit
Die Arbeit im Team war zu Beginn sehr herausfordernd. Alle brachten ihre Ideen und Inputs ein und es stellte sich als schwierig heraus, auf einen gemeinsamen Nenner zu kommen. Es ist jedoch essenziell, besonders im Rahmen einer Eventplanung, dass alle vom gleichen sprechen und das Eventkonzept gleichermassen verstanden haben. Sobald diese Hürde gemeistert wurde, verlief die Zusammenarbeit sehr angenehm. Wenn wir als Gruppe auf die abgelieferte Arbeit zurückblicken, können wir alle sagen, dass wir sind stolz und froh sind, so viele Stunden in die Arbeit investiert zu haben. Das Endprodukt ist einfach toll!