The Stage(One) is yours
In unserem fünften Semester an der HWZ, stand im Kurs Live Communication eine Gruppenarbeit auf dem Programm. Ziel des Kurses war es, ein eigens gestaltetes Event komplett durchzuplanen. Es galt dementsprechend, die in den Lernveranstaltungen gezeigten Checklisten, Inputs und Tipps direkt in einem Praxisbeispiel anzuwenden.
Unsere Gruppe
Neben vielen anderen Einzeln- und Gruppenleistungsnachweisen war ich froh, als uns bei der Gruppeneinteilung freie Wahl gestattet wurde. Ich fand mich in einer Gruppe wieder, in welcher wir bereits mehrere Leistungsnachweise eingereicht hatten. Unsere Gruppe zeichnet sich dadurch aus, dass wir einen klaren Zeitplan erarbeiten und sich sämtliche Gruppenmitglieder daranhalten, durch den all zweiwöchentlichen Austausch können aufkommende Fragen und Unklarheiten vorzeitig besprochen werden. Wie immer hatten wir unsere gruppeninterne Deadline, wesentlich früher als die Abgabedeadline, angesetzt. Somit sollten wir am Schluss der Arbeit notfalls genügend Zeit für Korrekturen haben oder uns auf andere Leistungsnachweise konzentrieren können.
Die Rahmenbedingungen
Das zu planende Event wird in der Realität zwar nicht stattfinden, trotzdem galt es die Planung und Organisation so vorzunehmen, dass das Event hätte stattfinden können. Damit wir nicht ins komplett kalte Wasser geworfen werden, wurden uns von unserem Dozierenden folgende Rahmenbedingungen vorgegeben:
- Die Location ist die StageOne Event & Convention Hall in Zürich
- Maximaler Kostenpunkt pro Teilnehmer CHF 600.-
- 35% der Gesamtkosten müssen mittels Sponsoring finanziert werden, davon dürfen maximal 50% Geldwaren sein
- Zwischen 150- 450 Gästen
- Es müssen verschieden Aktivitäten geplant werden, mindestens eine Aktivität auf der Bühne
- Das Catering muss ein fester Bestandteil des Konzepts sein
Das Event
Unser Team hat sich entschlossen einen Spa-Event zu veranstalten. Wir treten dabei als Eventmanagementteam von der Zeitschrift Annabelle auf, welche zusammen mit der Marke Rituals einen Spa-Day für Frauen organisiert. Mit dem Spa-Day möchten wir vor allem jüngere Frauen auf uns aufmerksam machen und als Neukundinnen gewinnen. Der Tag besteht aus insgesamt vier Hauptaktivitäten, in drei verschiedenen Räumen und der Mainhall. Diese werden nacheinander in drei verschiedenen Gruppen absolviert.
Im ersten Raum dreht sich alles um die Produktlinie «Ritual of Hammam» von Rituals, die Teilnehmerinnen können sich da unter anderem massieren lassen. Im zweiten Raum findet ein Blackroll Workshop statt. Da das Event kurz vor der Adventszeit stattfindet, können im dritten Raum ein individueller Adventskranz und andere weihnachtliche Gestecke gebastelt werden. Zum Abschluss des Tages findet eine gemeinsame Meditation in der Mainhall statt.
Praxistransfer
Die Gestaltung dieses Kurses empfinde ich als sehr gelungen. Der neu gelernte Stoff kann sofort in der Gruppenarbeit angewendet werden. Mit Hilfe von den Inputs und Tipps unseres Dozenten, konnten wir sämtliche Teilbereiche optimal organisieren. Besonders interessiert haben mich die Gebiete ausserhalb des eigentlichen Events. Seien es das Sicherheitskonzept, das Budget oder die An- und Abreise.
Durch die optimale Organisation unserer Gruppe, konnten wir die Aufgaben gezielt und fair aufteilen. Aus meiner Sicht ist uns die Eventplanung gut gelungen.
Ich hoffe den gelernten Stoff in Zukunft auch in meinem Berufsumfeld anwenden zu können. Wir veranstalten immer wieder Kundenevents, welche unteranderem von uns Mitarbeitern mitgestaltet werden können. Natürlich ist die Planung für Kundenevents noch einmal anders, als die Planung des Spa-Days. Ich denke jedoch, dass ich trotzdem einige Dinge, wie zum Beispiel die präsentierten Checklisten, bei der Planung eines Kundenevents zur Hand nehmen werde.