Von der Theorie zur Praxis: Wie wir ein Event von Grund auf geplant haben
Im Rahmen des Kurses «Event/Sponsoring/Live Communication» hatten wir die spannende Aufgabe, ein Eventkonzept von Grund auf zu entwickeln. In unserer Arbeitsgruppe bestand die Herausforderung darin, eine realistische Veranstaltung zu konzipieren, die nicht nur kreativ, sondern auch wirtschaftlich und organisatorisch durchdacht ist.
Unser Event
Unsere Wahl fiel auf die «RunTech Experience», eine exklusive Produktpräsentation für einen innovativen Laufschuh, der speziell für Triathleten, Halbmarathon- und Marathonläufer entwickelt wurde. Unser Ziel war es, nicht nur eine klassische Produkteinführung zu planen, sondern ein Erlebnis zu schaffen, das die Marke RunTech als Innovationsführer im Laufsport positioniert.
Was war besonders spannend?
Besonders spannend an diesem Projekt war der ganzheitliche Ansatz: Von der Konzeption und Budgetplanung über das Sponsoring und die digitale Aktivierung bis hin zum detaillierten Produktions- und Regieplan – wir haben alle Facetten des Eventmanagements durchlaufen.
Ein Highlight war die Integration von Sponsoring- und Aktivierungsstrategien. Neben klassischen Finanzierungsmöglichkeiten durch Partner wie Helsana und Migros haben wir kreative Ansätze entwickelt, um die digitale Reichweite des Events zu maximieren – etwa durch Influencer-Kampagnen mit bekannten Schweizer Lauf-Influencern und Live-Content während des Events.
Ein weiteres spannendes Element war die Eventdramaturgie: Wie baut man ein Event so auf, dass es die Gäste fesselt, die Markenbotschaft effektiv vermittelt und am Ende einen nachhaltigen Eindruck hinterlässt? Die Strukturierung der Gäste-Erfahrung – von der interaktiven Teststation über die Expertenrunde mit Olympiasiegerin Nicola Spirig bis hin zum Networking-Bereich – war eine der zentralen Herausforderungen, die wir meistern mussten.
Der Vorteil praxisnaher Projekte
Dieses Projekt hat gezeigt, wie wertvoll praxisnahe Aufgaben im Studium sind. Anstatt theoretische Eventkonzepte in Lehrbüchern zu analysieren, haben wir tatsächlich ein umsetzbares Eventkonzept erarbeitet.
Die Arbeit hat uns ausserdem gezwungen, unternehmerisch zu denken, Budgets zu kalkulieren, Sponsoring-Deals realistisch einzuschätzen und alle Event-Bestandteile bis ins Detail zu planen. Dadurch wurde deutlich, welche Herausforderungen sich in der Praxis stellen – sei es die Einhaltung von Budgets, das Erstellen eines Sicherheitskonzepts oder das richtige Timing bei der Kommunikation und Einladung der Gäste.
Parallelen zu meinem Job
Als Consultant in einer Kommunikationsagentur organisiere ich regelmässig Webinare, Seminare und Workshops. Die Arbeit an der fiktiven «RunTech Experience» im Semesterprojekt hat mir neue Impulse gegeben. Ich habe gelernt, wie wichtig Storytelling in Events ist – nicht nur für Konsumenten, sondern auch für Fachpersonen. Digitale Aktivierung, strategisches Sponsoring und ein durchdachtes Gästeerlebnis machen den Unterschied.
Obwohl das Event fiktiv war, nehme ich wertvolle Erkenntnisse mit: Events sollten mehr als nur Informationsvermittlung sein – sie sollten begeistern.