Der Erfolg eines Events liegt in der Kunst des Eventsplaners
Als ich "Live Communications" gelesen hatte, dachte ich zuerst an Liveübertragungen und an Theorien, wie man besser vor Livepublikum auftritt. Zu meiner Überraschung ging es um die ganzen Aufwendungen um einen Event von A-Z auf die Beine zu stellen. Es ist viel mehr Aufwand und zu beachten, als man es sich vorstellt...
Im 5. Semester des Studiengangs "Business Communications", durften wir das Modul "Live Communications" bei Ivana Lachner besuchen. Während des Kurses wurde uns von Ivana praxisnahe und theoretische Insigths zur Event-Planung aufgezeigt, um gleichzeitig ein eigenes Projekt umsetzen zu können. Sozusagen Learning by doing. Unsere Gruppe "die kreativen Yetis", hat sich dazu entschieden im StageOne, in Zürich einen Yoga-Event mit der berühmten deutschen Influencerin "Mady Morrison" zu planen. Die Ortschaft des Events und gewisse Rahmenbedingungen (Anzahl Teilnehmer, Sponsoring Anteil etc.) wurden uns im Vorhinein mitgeteilt, welche beachtet und eingehalten werden mussten.
Erarbeitung des Projekts
Zu Beginn war die Wahl des Events schwierig. Wir kamen aber schnell zum Schluss, dass wir einen sportlichen Event planen möchten. Daher kam uns die Idee einen Influencer in diesen Event einzuspannen. Eine Team-Kollegin kennt die Influencerin Mady Morrison (über Social Media), welche ebenfalls als Yoga-Lehrerin aktiv ist. Somit war die Thematik bekannt und die Planung und Aufteilung der verschiedenen Projektaufgaben konnte starten. Jeder hatte einen Part innert diesem Projekt. Was sich als wichtig herausstellte während der Arbeit war, die Absprache innerhalb des Teams. Es ist zwar so oder so wichtig sich abzugleichen, doch in einem Team mit 8 Personen, ist es umso wichtiger. Ansonsten wären wir Gefahr gelaufen, dass zu viele Köche den Brei verderben.
Inhalt des Events
Das Team von Mady Morrsion wollte eine Live Yoga-Session zum ersten Mal in der Schweiz umsetzen. Dafür kontaktierten sie unsere Event-Agentur "die kreativen Yetis", um dies bestmöglich umzusetzen. Der Event wurde für am 07. Juli 2024, von 09:00Uhr bis und mit 14:00 Uhr im StageOne (Zürich) geplant. Die Teilnehmeranzahl begrenzt sich auf 150 Teilnehmer, um vielen Fans die Möglichkeit zu geben Mady zu treffen, aber trotzdem nicht den Raum zu überfüllen. Im Yoga geht es schliesslich darum seine Ruhe und Stärke zu finden.
Das Programm
Vor dem Hauptprogramm und der körperlichen Betätigung, gönnen sich die Teilnehmenden eine kurze Pause mit Brötchen und Wasser. Um 10:30 Uhr werden sie gebeten, sich wieder einzufinden. Dann übernimmt Mady Morrison für die offizielle Begrüssung und leitet die Yoga-Session ein. Die Stunde endet mit Shawasana (Totenstellung), um abschließend zur inneren Ruhe zu finden.
Nach einer Pause bereitet Mady Morrison unter Anleitung eine goldene Milch mit Kurkuma vor. Während des Genusses, haben die Teilnehmenden die Gelegenheit, Fragen zu stellen und sich mit Mady Morrison auszutauschen. Die geführte Fragerunde entlastet sie beim Mittagessen, das um 12:00 Uhr am Buffet bereitsteht.
Teilnehmende bedienen sich an vegetarischen Köstlichkeiten an Stehtischen, während Mady Morrison sich unter die Teilnehmenden mischt. Der Austausch endet gegen 14:00 Uhr mit gedimmter Musik als Hinweis auf das Veranstaltungsende. Teilnehmende holen ihre Gegenstände aus der Garderobe und verlassen die Location.
Das obenstehende Programm ist nur ein kleiner Teil dieses Projekts. Ausführliche Konzepte, Strategien, Regieplanungen, Budgetierungen, Eventziele und vieles mehr musste alles erarbeitet und definiert werden. Aufgrund dieser Arbeit habe auch ich persönlich gemerkt, wie viel Arbeit und Organisation hinter einem Event steckt. Abgesehen davon, sind auch Helfer nicht zu vergessen die das ganze möglich machen. Als mein persönliches Fazit des Projekts: "Der Erfolg eines Events liegt in der Kunst des Eventsplaners."
NAMASTE.