Eventkonzept von A bis Z
Im Rahmen des Kurses "Live Communication" durften wir in einer Gruppe unser erstes eigenes Eventkonzept erstellen. Dies brachte viele Herausforderungen mit sich und hat ganz schön viel Zeit in Anspruch genommen. Das Resultat nach vielen Stunden Arbeit lässt sich aber sehen - finden zumindest wir! ;-)
Wie wir diese Arbeit gestartet haben, was wir gelernt haben und wie die Zusammenarbeit in der Gruppe verlief, wird in diesem Beitrag vorgestellt.
Der Auftrag bestand darin, ein Eventkonzept von A bis Z zu erarbeiten. Vorgegeben war die StageOne in Oerlikon als Eventlocation, das Budget sowie die minimale und maximale Anzahl Gäste am Event. Bei der Wahl des Inhaltes des Events waren die Gruppen komplett frei. Unsere Gruppe hat dafür lange hin und her überlegt. Verschiedenste Ideen kamen auf, welche wir alle abwägen mussten. Bis wir dann die Idee eines Fashion Contests hatten.
Als Auftraggeber des Events haben wir PKZ Woman ausgewählt. PKZ möchte durch den Event eine neue und jüngere Zielgruppe erreichen. Dafür dürfen 10 ausgewählte Newcomer der Schweizer Modebranche ihre Bademode-Kollektionen auf dem Laufsteg am Event präsentieren. Der Event wird unter dem Motto Tulum & Bohemian ausgestattet, also mit Jungle Pflanzen und Rattan Dekoration. Der Gewinner oder die Gewinnerin des Contests darf seine/ihre Kollektion in der kommenden Sommersaison 2023 im PKZ Woman, an der Bahnhofstrasse in Zürich, ausstellen sowie ein Schaufenster ausstatten.
Obwohl wir im Kurs Live Communications vieles gelernt haben, über die Inhalte eines Eventkonzeptes und was man dabei alles bedenken muss, waren wir trotzdem erstaunt, wie viel tatsächlich in ein solches Konzept gehört. Wir haben auch festgestellt, wie wichtig es ist, alle Aspekte zu berücksichtigen, da ansonsten andere Teilaspekte des Konzepts nicht aufgehen würden. Von der Organisation der Dekoration, über die Cateringangebote und die Sponsoren bis hin zur Logistik, Briefing und Budget und vieles mehr wurde in der Arbeit berücksichtigt.
Der Auftrag war sehr spannend zu erarbeiten, da wir unteranderem auch "echte" Anfragen an Dekorations-Agenturen oder Catering-Unternehmen gestellt haben, um herauszufinden, ob unsere Idee umsetzbar ist und wie das Budget ungefähr aussehen könnte. Wir waren überrascht, wie hilfsbereit die Agenturen waren, wenn auch nicht jede Anfrage nach unseren Wünschen beantwortet werden konnte. Dies war jedoch verständlich, da die Agentur ansonsten ein ganzes Konzept hätte erstellen müssen.
Es hat mir und dem Team enorm geholfen, einen solchen Case praktisch durchzuführen bzw. "fast" einen Life Case dazu zu erarbeiten. Wie erwähnt, lernt man im Unterricht bereits einiges, jedoch werden einem viele Punkte erst klar, wenn man sie selber umsetzen muss. Obwohl es keine einfache Aufgabe war, konnten wir am Schluss Stolz auf unsere Arbeit sein. Wenn man beachtet, dass wir dies alle zum ersten Mal gemacht haben, umso mehr. Da ich selber bei meiner Berufstätigkeit mit kleinen Events zu tun habe, werde ich vieles davon für den nächsten Event verwenden und einbringen können. Dies gibt mir und meinem Unternehmen einen Mehrwert und beide Parteien können von den Erkenntnissen profitieren.
Unser Team bestand aus 5 Frauen. Wir haben davor schon einige Gruppenarbeiten zusammen absolviert, weshalb wir bereits ein eingespieltes Team waren. Wir haben relativ früh aufgeteilt, wer welchen Teil übernimmt und ausarbeiten soll. Dies hat grundsätzlich gut geklappt. Einige hatten ihre Teile schon früher fertig als andere, aber das Wichtigste war, dass wir alles vor der Abgabedeadline ready haben, und das haben wir ohne Probleme hingekriegt. Natürlich gestaltet sich eine solche Gruppenarbeit nicht immer ganz einfach. Wir waren 5 Charakteren, mit Ideen, Inputs und Meinungen. Alle haben versucht, die Inputs der anderen anzunehmen und herauszufinden, welche Idee am sinnvollsten ist und gut umgesetzt werden kann. Dies hat sehr gut geklappt, wir konnten uns immer einigen, was sehr wertvoll war für die Gruppenarbeit.
Wir sind alle sehr zufrieden mit der Arbeit und freuen uns auf die Rückmeldung des Dozenten!
