IKEA WG-Party

Na gut, ganz so weit ging die Projektarbeit im Fach Live Communication nicht. Teilweise hat es sich bei der Planung des fiktiven Events allerdings wirklich so angefühlt, als ob wir am 28. Mai 2022, dem ebenfalls fiktiven Eventdatum, wirklich die Türen öffnen würden. Ein Resümee zu einer Arbeit, in die neben unzähligen Stunden vor allem viel Leidenschaft gesteckt wurde.

Ausgangslage der Arbeit

Auf das Fach Live Communication hatte ich mich bereits im Vorfeld sehr gefreut. Neben dem spannenden Unterricht erhielten wir den für mich bisher spannendsten Auftrag für eine Gruppenarbeit. Wir sollten einen Event planen. Von Berufswegen eine Herzensangelegenheit, in die entsprechend viel Herzblut (und Schweiss) investiert wurde.

Die Vorgaben für die Arbeit waren klar definiert und liessen genügend Freiraum, sich einen eigenen, kreativen Event auszudenken. Folgende Kriterien mussten eingehalten werden:

• 150-450 Personen
• Max. CHF 600.- pro Person
• 35% der Kosten mit Sponsoring abgedeckt
• Eventlocation StageOne

Im Unterricht erhielten wir das nötige Wissen zur Erarbeitung eines Eventkonzepts und eine digitale Führung durch das StageOne. Scharfe Offerten durften keine eingeholt werden, um keinen unnötigen Aufwand in der aktuell ohnehin leidenden Eventbranche zu generieren. Dafür gab es Coachingsessions, in denen der Dozent in die Rolle von Leistungsträgern schlüpfte und beispielsweise die Verhandlung mit dem Cateringunternehmen simuliert wurde.

Die IKEA WG-Party

Als die Eventagentur EA (Event Arts - it’s in the details) haben wir für die Auftraggeberin IKEA ein Konzept zur Bewerbung einer neuen Produktelinie mittels eines Events erstellt. Der Event richtete sich an junge, in einer Wohngemeinschaft lebende Erwachsene, denen das Feiern in den eigenen vier Wänden wichtig ist, die aber über beschränkte finanzielle Mittel verfügen.

Die Konzeptidee: Wir organisieren eine grosse WG-Party mit 450 Personen und ermöglichen der Zielgruppe die IKEA-Möbel live in Action zu erleben. Tickets können nicht gekauft, sondern nur gewonnen werden. Die WGs, die die coolsten Videos von einer eigenen Party einreichen, erhalten die Möglichkeit, bei der grössten WG-Party der Schweiz dabei zu sein. Die eingereichten Videos sowie Aufnahmen während dem Event werden in der Kommunikation genutzt und bringen den Event (und natürlich die neuen Produkte) auch zu den Zuhausegebliebenen.

Zu den Highlights in der Umsetzung sollten folgende Elemente gehören:

• Gesamte Location eingerichtet mit Mobiliar der IKEA
• Gaming Rooms mit Beerpong, Karaoke, Mario Kart etc.
• Liveübertragung der Finalspiele auf die Leinwand in der Mainhall
• Foodkonzept mit WG-Speisen und IKEA-Klassikern wie den Hot Dogs, angerichtet in der Kücheneinrichtung von IKEA
• Getränke von passenden Sponsoren wie Turicum und Feldschlösschen
• Live Sets von Gast-DJs
• ABBA Hour zum Abschluss der Party

Den ganzen Event genau zu beschreiben würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen, auf die Ausführung der ganzen kleinen Details (z.B. IKEA-Taschen zur Aufbewahrung der Jacken an der Garderobe) muss deshalb verzichtet werden.

Reflexion & Learnings

Wie anfangs angetönt, hat sich diese Arbeit besonders praxisnah angefühlt. Dementsprechend viel Zeit wurde in die Arbeit investiert, obwohl der Workload in diesem Semester mit sehr vielen andere Arbeiten und Prüfungen ohnehin schon ziemlich grenzwertig war. Erfreulich war, dass das ganze Team trotzdem euphorisch mit dabei war und bis zur Abschlusspräsentation Vollgas gegeben hat. Das gute Teamwork hat den Aufwand von dem her erträglich gemacht.

Wie bei jeder Gruppenarbeit waren auch hier viele (Online)Meetings nötig. Wir hatten mit der Zeit gemerkt, dass es sich bei dieser Arbeit lohnte, themenspezifische Meetings zu vereinbaren. So hatten wir beispielsweise ein Budgetmeeting und eine separate Besprechung des Raumplans. Das half auch, sich besser in die einzelnen Themen reinzudenken. Das war bei dieser Arbeit zwingend nötig, die Arbeit «nebenbei» und ohne die nötige Liebe zum Detail zu schreiben wäre nicht möglich gewesen (oder zumindest weniger erfolgreich).

Diese Arbeit hat mir gezeigt, wie wichtig es ist, ein gemeinsames Bild zu schaffen. Während am Anfang alle ein unterschiedliches Bild des Events im Kopf haben, sollten irgendwann alle vom gleichen sprechen. Ist das nicht der Fall, verliert man nicht nur viel Zeit mit grundlegenden Verständnisfragen, sondern arbeitet unter Umständen auch in unterschiedliche Richtungen. Für mich war es bei uns in der Gruppe der Raumplan, der das Bild etwas einheitlicher gemacht hat. Anhang von ihm erkannte man, wie sich der Gast im Verlaufe des Abends bewegen könnte und was es eigentlich alles braucht, um die Location zu bestücken.

Zukünftigen Studierenden würde ich vor allem zwei Dinge mitgeben:

Mit einem coolen Thema (das allen in der Gruppe gefällt) fällt es bei dieser Arbeit relativ leicht, sich reinzuhängen. Die Arbeit lässt viel mehr Kreativität zu als beispielsweise eine wissenschaftliche Arbeit, ein vermeidlich einfaches, aber trockenes Thema würde ich deshalb nicht empfehlen. Lieber eines, für das man sich begeistern kann, dann fällt auch das Reinversetzen in den Gast und die Ideensuche für die Umsetzung deutlich leichter.

Die Coachingsession mit dem Dozenten sollte ausgenützt werden, auch wenn man mit der Arbeit noch nicht so weit ist. Wir hatten innerhalb des Coachings zwei Verhandlungssituationen durchgespielt und diverse Rückfragen mit dem Dozenten geklärt. Nicht alle Fragen, die wir da gestellt hatten, waren schlussendlich relevant für das finale Konzept, aber der Austausch half uns zu prüfen, ob wir auf dem richtigen Weg waren.

Auch nach der Arbeit fühlt es sich ähnlich an wie bei einem richtigen Event:

Der Stress und die Anspannung fallen ab und Zufriedenheit darüber, dass alles geklappt hat, macht sich breit. Wenn die Note nun auch noch stimmt, war die Arbeit ein voller Erfolg.