Vorbereitung ist das halbe Leben
Im Verlaufe seines Lebens hat bestimmt jeder schon einmal einen Event organsiert. In meinem Fall war dies bisher eher im kleineren Rahmen. Im Kurs «Live Communication» erfuhren wir, was es heisst einen Event mit über 100 Teilnehmenden zu planen.
Im fünften Semester durften wir im Kurs «Live Communication» unseren eigenen Event-Case organisieren. Der Leistungsnachweis für den Kurs bestand in Form einer Gruppenarbeit, in welcher wir einen kompletten Event von A-Z planen sollten. Dabei erhielten wir vom Dozenten zahlreiche Inputs und Vorlagen rund um das Thema Live Communication.
Der Event an sich ist ein fiktiver Case, wir konnten die Art des Anlasses also frei wählen. Der Event musste jedoch in der «StageOne Event & Convention Hall» stattfinden. Zudem sollten die Kosten pro Person nicht mehr als CHF 600 exkl. MwSt. kosten. Dabei mussten mindestens 35% der Gesamtkosten mittels Sponsorings finanziert werden und die Anzahl Teilnehmenden ist beschränkt auf 150 bis maximal 450 Gästen. Eine weitere Vorgabe für den Event ist das Vorhandensein einer Dramaturgie und unterschiedlichen Aktivitäten. Mindestens eine Aktivität muss auf einer Bühne erfolgen und das Catering ist ein fixer Bestandteil des Konzepts. Mit diesen Vorgaben machten wir uns ans Werk.
In unserem fiktiven Fall überlegten wir uns den folgenden Case: Unsere Projektgruppe ist die Eventmanagement Abteilung von Coca-Cola. Coca-Cola ist der Gastgeber eines Gala-Spenden-Events und beauftrag somit uns, den Anlass zu organisieren. Die gesammelten Spenden sollten schlussendlich an die Organisation «The-Ocean-Cleanup» gehen. Dieses NGO hat sich zum Ziel gesetzt, 90% von allem schwimmenden Plastik aus dem Ozean zu entfernen. Dies geschieht mit ihrem fortgeschrittenen «Cleanup Tech» (siehe Video). Dadurch, dass sich der Event um dieses NGO dreht, sorgten wir auch dafür, dass sämtliche Massnahmen und Dekorationen auf das Thema «Ozean» abgestimmt sind. Da bisher niemand in unserer Gruppe einen Event in dieser Grösse geplant hatte, war es für uns alle eine Herausforderung. Jedoch konnten wir durch die unzähligen Inputs und Vorlagen des Dozenten uns langsam an den Event herantasten.
Theorie und Praxis
Es galt die gelernte Theorie aus dem Unterricht gleich praktisch bei dem fiktiven Case anzuwenden. Wir definierten die Zielgruppe, kümmerten uns um das Catering, sämtliche Massnahmen, den Ablaufplan, Sponsoring, Budget, Logistik etc. Das Sponsoring und das Budget waren besonders spannend und herausfordernd, da es unzählige Punkte (wie Dekoration, Aufbau, Goodies etc.) gibt, die man nicht vergessen darf. Die Arbeit war durch die vielen Punkte (welche man beachten musste) sehr aufwändig. Wir waren jedoch ein gutes Team und teilten uns die Aufgaben auf. Immer wieder tauschten wir uns in der Gruppe aus und teilten die Aufgaben erneut auf, bis wir ans Ziel angekommen sind.
Aus diesem Kurs konnte ich viel profitieren, da er sehr nahe an der Praxis ist und wir unzählige Vorlagen bekommen haben, welche uns sowohl bei unserem Projekt, als auch in der Zukunft helfen werden. Es zeigte sich einmal mehr: Gute Vorbereitung ist das halbe Leben! Ich bin sicher, dass ich das gelernte Wissen sowohl privat als auch beruflich für die Planung eines Events nochmals anwenden werde.